Uma última, porém não menos importante, discussão diz respeito à questão das diferentes estruturas organizacionais.

Parte-se do princípio que cerca de 90% dos projetos são realizados dentro dos ambientes das organizações, é importante primeiro apresentar as diferentes formas como as empresas são estruturadas, e posteriormente como os projetos são estruturados, para avaliar o potencial de conflito que possa vir a ocorrer.

Conceito

A estrutura organizacional é definida como o modus operandi (o modo de funcionamento) da empresa. Quando se fala de estrutura organizacional, deve-se ter em mente que pessoas participando de um grupo precisam de alguma tipo de sistematização e organização para que possam funcionar efetivamente.

Dentro de estrutura organizacional, seja de um pequeno grupo de pessoas, um projeto ou mesmo toda uma corporação, existem dois conceitos que devem ser bem definidos: responsabilidade e autoridade.

O primeiro item, a responsabilidade, diz respeito às obrigações de cada um dentro do grupo ou equipe.

Já a autoridade é um pouco mais complexa, mas pode ser definida como a decisão necessária para mobilizar o comportamento de outras pessoas. Seria o direito que uma pessoa tem de cobrar outras pela execução de tarefas.

Departamentalização

Quando discutimos a estrutura organizacional dentro de uma empresa, chamamos de departamentalização. As empresas são sempre divididas em departamentos (ou setores, ou unidades, ou divisões, e assim por diante), mas utiliza-se de critérios diferentes em cada organização, para decidir quais serão os departamentos, e como estes serão subdivididos.

Vamos discutir aqui o principal tipo de departamentalização utilizado pelas empresas (funcional), e também os outros 3 tipos de departamentalização mais relacionados à Gestão de Projetos.

Funcional

O primeiro tipo de departamentalização é a funcional, que é a mais tradicionalmente utilizada, estando presente em mais de 50% das organizações.

Na departamentalização funcional, como o próprio nome diz, o critério utilizado para dividir as pessoas em grupo é a função que cada uma delas executas. Pessoas com funções relacionadas participam todas de um mesmo departamento.

A departamentalização funcional é aquela que delimita os departamentos financeiro, de marketing, de produção, de recursos humanos, e assim por diante.

A departamentalização funcional possui algumas vantagens, que justificam sua utilização, sendo elas:

– Economia de escala: com a departamentalização funcional a empresa possui facilidade em crescer, pois centraliza a execução de todas as atividades relacionadas a uma função em um único departamento.

– Monitoramento mais eficaz: com cada departamento tendo suas funções bem estabelecidas, fica fácil encontrar os responsáveis pelos erros, e cobrar resultados.

– Padrões de desempenho mantidos: a equipe trabalhando unida, e executando funções bastante parecidas, vai ter uma linguagem muito próxima, e o padrão geral de desempenha vai servir como linha de base para todos no grupo.

– Treinamento especializado: na hora de realizar treinamentos com a equipe, surge a possibilidade de se realizar treinamentos de maior qualidade técnica, já que, por se tratar de pessoas de uma mesma área, já com certo embasamento, há espaço para aprofundar determinados assuntos.

– Tomada de decisão simplificada: pelos mesmos motivo que o treinamento pode ser aprofundado, e os padrões de desempenho mantidos, o processo de tomada de decisão envolver apenas pessoas de um único departamento, acaba se tornando bastante ágil.

– Técnicos não fazem trabalho administrativo: os técnicos de cada área (produção, recursos humanos, finanças) são responsáveis por realizar apenas as atividades de sua área, não tendo a necessidade de se adaptarem para realizar outras atividades.

Segue então um exemplo de um organograma (ferramenta administrativa que demonstra a estrutura organizacional) de uma empresa que utiliza a departamentalização funcional.

Figura 3 – Organograma funcional

Fonte: o autor, 2009

Por Projeto

Agora iremos discutir uma forma alternativa de departamentalização, que é utilizada apenas por empresas que possuem um alto grau de maturidade em gestão de projetos, ou seja, empresas que trabalham há bastante tempo, e com excelência na gestão de seus projetos.

Esta estruturação é conhecida como a departamentalização por projetos, e, diferentemente da funcional, o critério utilizado para separar os grupos dentro da organização passa a ser os diferentes projetos que a empresa executa. Então, neste caso, teremos um organograma bastante diferente do apresentado acima.

Figura 4 – Organograma por projetos

Fonte: o autor, 2009

Pode-se perceber que a divisão dos departamentos desta construtora fictícia passa a ser não as funções que cada um executa, mas sim os diferentes projetos (edifícios, neste caso) que a empresa desenvolve.

Dentro de cada um dos projetos existe então uma separação entre as funções, que é diferente de acordo com cada etapa em que os edifícios se encontram.

A departamentalização por projetos possui algumas vantagens, que justificam sua utilização, sendo elas:

– Informações específicas para cada projeto: no caso deste tipo de estrutura organizacional, o controle das informações fica muito mais fácil de ser realizado, já que cada projeto possui uma estrutura separada.

– Comprometimento integral com o projeto: diferentemente da departamentalização funcional, onde cada um cuida apenas de sua função, sem comprometimento com o produto final, aqui a equipe do projeto é valoriza muito mais o produto final, pois o fracasso ou sucesso de um projeto será de todos, gerando assim um vínculo de responsabilidade muito maior.

– Responsabilidades claras com o resultado: ainda na mesma linha do item anterior, diferentemente da estrutura funcional, na pro projetos cada um assume uma responsabilidade integral com o objetivo maior do projeto, que é o produto entregue no final, dentro do prazo, custo e especificações.

– Treinamento amplo: já que neste caso existe uma equipe mais heterogênea, os treinamentos realizados também terão menos profundidade, pois precisarão abranger os vários aspectos relacionados à gestão de um projeto, das atividades de recursos humanos às financeiras, todos aprendem de tudo.

Matriciais

E, por último, vamos discutir a departamentalização matricial. Esta é caracterizada pela mistura de diferentes estruturas, e que, no caso da gestão de projetos, as empresas que começam a entender a importância dos projetos para seus negócios irão se estruturar fazendo uma mescla das departamentalizações funcional e de projetos.

Segue então um exemplo da departamentalização matricial, projetizada e funcional:

Figura 5 – Organograma matricial: projetizada e funcional

Fonte: o autor, 2009

Nesta estrutura pode-se observar que o primeiro critério para se determinar os departamentos nesta empresa de consultoria são os diferentes projetos com os quais a organização está trabalhando.

Dentro de cada um dos projetos há uma estrutura específica também para cada um dos projetos. Esta é a natureza da departamentalização matricial, misturar dois ou mais tipos diferentes de estruturas organizacionais.

A estrutura matricial possui as seguintes vantagens, que justificam sua utilização:

– Processo tomada de decisão descentralizado: com a estrutura matricial, existem no mínimo dois gerentes responsáveis por cada projeto, um que acaba sendo o gerente de projetos e o outro o(s) gerente(s) funcional(is). Isto faz com que o processo de tomada de decisão possa ser realizado por várias pessoas diferentes, tirando um pouco do aspecto centralizador da presença do gerente funcional.

– Utilização eficiente de recursos: no caso da estrutura matricial, que aproveita os benefícios de ambas as estruturas, pode utilizar os mesmos funcionários em diferentes projetos, aproveitando assim o tempo de cada um deles com múltiplas atividades ligadas ao projeto, e também com menos sobrecarga, pela distribuição das atividades dentro do projeto.

– Maior interação dos funcionários: já que agora existem pessoas de funções diferentes, participando de projetos diferentes, acaba havendo uma interação maior entre os funcionários, que participam de reuniões e realizam tarefas em conjunto.

Mas possui também as seguintes desvantagens:

– “Dois chefes”: esta desvantagem é muito conhecida na realidade de pequenas empresas familiares, onde normalmente os cargos são mal definidos e a presença de mais de um superior dificulta a gestão, pois o poder de decisão acaba indo para a mão do subordinado. No caso da estrutura matricial, por mais organizada que a empresa seja, ainda assim as responsabilidades ficam divididas entre o gerente de projetos e o funcional, o que pode causar problemas.

– Confundir com decisão em grupo (excesso de democracia): uma outra desvantagem que pode surgir nesta situação é que por muitas pessoas estarem envolvidas, e pela dificuldade citada acima, as relações de autoridade não fiquem claras. Isto não significa que a administração do projeto deve ser democrática em todos os sentidos, pois isto pode não só atrasar a tomada de decisão do projeto, como também desvirtuar do objetivo único e principal de qualquer projeto, o produto entregue.

Escritório de Projetos

E o último tipo de departamentalização do qual iremos falar é o escritório de projetos. Neste caso, é uma estrutura mais utilizada em grandes corporações, que tenham os projetos como sua principal forma de trabalho.

O escritório de projetos é indicado quando a empresa trabalha com vários projetos simultâneos, quando os projetos são desenvolvidos também com certa regularidade.

Um escritório de projetos é normalmente uma estrutura fisicamente separada do restante da empresa, onde existe uma equipe experiente (sênior) que auxilia os outros departamentos da empresa na execução dos projetos.

O escritório de projetos é responsável não só por coordenar o programa (ou portfólio, conjunto de projetos) da empresa, mas também tem como objetivo fornecer a educação em projetos, criando uma estrutura de cursos e acompanhamento da execução dos projetos para garantir que a empresa vá melhorando seu grau de maturidade em projetos.

Figura 4 – Organograma com escritório de projetos

Fonte: o autor, 2009

É importante ressaltar também que o escritório de projetos é responsável também pela adequada divisão de autoridade e responsabilidade entre os gerentes de projetos e os gerentes funcionais.