Conceito de OSM
Organização, sistemas e métodos é uma área clássica da administração que lida com um conjunto de técnicas que tem como objetivo principal aperfeiçoar o funcionamento das organizações. A função de organização e métodos é reconhecida pelas siglas: O&M e OSM (Organização, Sistemas e Métodos).
Para Oliveira (2005, p.478),
“A responsabilidade básica da área de Sistemas, Organização e Métodos é a de executar as atividades de levantamento, análise, elaboração e implementação de sistemas administrativos na empresa. O objetivo é o de criar ou aprimorar métodos de trabalho, agilizar a execução das atividades, eliminar atividades em duplicidade, padronizar, melhorar o controle, e solucionar problemas, também chamados de patologias organizacionais.”
Segundo Cury (2005, p.122),
“A função de Organização e Métodos é uma das especializações de Administração que tem como objetivo a renovação organizacional. Ela modela a empresa, trabalhando sua estrutura (organograma), seus processos e métodos de trabalho.”
Dentre as atividades de O&M, as mais comuns são (Caldas, 1999, p. 7):
• Desenho, racionalização e normatização de processos e procedimentos organizacionais;
• Desenho, formalização e mudança da estrutura organizacional;
• Desenho, racionalização e normatização de formulários;
• Normatização e racionalização do uso do espaço físico e layout na empresa.
O. S. M. – É uma atividade administrativa voltada para a obtenção da melhor produtividade possível dos Recursos Humanos, Recursos Materiais, e Recursos Tecnológicos, através de técnicas científicas que envolvem os aspectos comportamentais e instrumentais, no ambiente interno ou externo da empresa.
Fluxograma
Fluxograma, segundo D´Ascenção (2001), é uma técnica gráfica que se utiliza de símbolos previamente convencionados, permitindo a descrição clara e precisa do fluxo, ou seqüência, de um processo, bem como sua análise e redesenho.
O importante é estabelecer o fluxograma de forma que ele fique o mais claro possível, ou seja, que fique fácil identificar as ações que devem ser executadas, ou dependendo do tipo de fluxograma, as alternativas do processo.
Conforme D´Ascenção (2001), o fluxograma serve para demonstrar os seguintes aspectos:
• Quais operações são realizadas;
• Onde são realizadas as operações;
• Quem as executa;
• Quais as entradas e saídas;
• Qual o fluxo das informações;
• Quais os recursos empregados;
• Quais os custos totais e parciais;
• Qual o volume de trabalho;
• Qual o tempo de execução: parcial e total.
De acordo com Araújo (2001, p. 68) fluxograma como “uma representação de uma seqüência de vários passos ou de grupo de passos relacionados e determinados processos”. Segundo Oliveira (2005, p. 257) “é a representação gráfica que representa a seqüência de trabalho de forma analítica, caracterizando as operações, os responsáveis e/ou unidades organizacionais envolvidas no processo”.
Através do fluxograma, pode-se representar com racionalidade, lógica, clareza e síntese as atividades ou procedimentos que envolvam as contas e seus documentos necessários de cada procedimento.
A simbologia utilizada nos fluxograma tem por objetivo de descrever a origem do processo e destino da informação escrita componente de um sistema administrativo, de acordo com os tipos de fluxograma.
Outros símbolos e modelos podem ser usados para montar fluxogramas, o que vai determinar quais símbolos utilizar ou não, ou ainda, que tipo de fluxograma se deve usar é o objetivo dele e o quê ele descreve.
