Existe um caso da definição das operações da empresa, através de rotinas e procedimentos-padrão, que são necessários para o fornecimento contínuo de produtos e serviços, padronizados, e por tempo indeterminado.
Mas existe também o caso de atividades que são temporárias (com início, meio e fim bem definidos), com o objetivo de entregar um produto singular (único, específico daquela atividade), e com restrições orçamentárias (custos definidos). Para o desenvolvimento destas atividades utiliza-se do conceito de projetos, que podem entregar um produto físico, um evento ou um conceito.
De acordo com Maximiano (2006), a opção pelo desenvolvimento de projetos ocorre quando a empresa precisa desenvolver uma atividade específica, por tempo determinado, mas que esteja relacionada ao alcance de seus objetivos estratégicos.
Os projetos podem ser utilizados em quaisquer tipos de organizações e podem eles mesmo serem classificados em várias categorias, de acordo com seu tamanho e/ou importância para e empresa. O conjunto de projetos de uma empresa é conhecido como seu portfólio, e Maximiano (2006) diz que administrar os projetos como portfólios permitem uma visão de conjunto e a possibilidade de compartilhamento de recursos.